ИТ-аутсорсинг - это дорого или нет?
Мы уже писали статью о том, как грамотно организовать техническую поддержку на предприятии "руками" сторонней компании. В той же статье говорили о плюсах и минусах различных схем организации техподдержки, подчеркивая те или иные риски, возникающие при различных гипотетических вариантах. Статья эта была основана на опыте, который мы собирали несколько лет, общаясь с нашими прямыми клиентами и потенциальными заказчиками.
Не прошло и месяца после публикации той статьи, как нам на глаза попался очень яркий случай, который наглядно демонстрирует важность правильной организации технической поддержки на предприятии, а также подчеркивает риски, с которыми сталкивается компания при организации технической поддержки по принципу "Инженер в штате". Об этом кейсе мы сегодня и расскажем подробнее.
Объект обслуживания: 100 рабочих мест на трех объектах, расположенных друг от друга на расстоянии до 40 км.
Техподдержка: один сотрудник в штате со средней заработной платой 35-40 т. р., неожиданно озвучивший свое желание уволиться.
Ситуация: сотрудник увольняется, компания рассматривает возможность использования аутсорсинга.
Итак, нам поступает запрос на обслуживание данного объекта с вышеописанными начальными данными и описанием необходимого для заказчика уровня техподдержки. Производим расчет и предлагаем сумму превышающую, казалось бы, ранее затрачиваемую. Заказчика эта ситуация, конечно же, не устраивает, но предлагаем провести совместный аудит затрат за последние 6 месяцев. Благо с бухгалтерией у заказчика все хорошо.
Что мы нашли:
Левые затраты на аренду сервера - бывший сотрудник использовал личный сервер, получая за его аренду, под прикрытием подставного юр.лица, 20 тысяч рублей ежемесячно.
Завышенные затраты на заправку картриджей - примерно 30% к стоимости каждого. При этом, мы еще не знаем, как совпадало количество расходных материалов.
Затраты на ремонты в сторонних сервисных центрах - более 63 тысяч рублей за 6 месяцев.
Компенсация ГСМ - примерно 5 т. р. ежемесячно.
Также не стоит забывать про отпускные и ЕСН.
Стоит ли говорить, что даже при поверхностном аудите затрат на ИТ-структуру стало понятно, что наше предложение из более затратного стало более выгодным?
Что делать, чтобы избежать подобного:
Вести учет общих полных затрат на персонал (ЗП, ЕСН, ГСМ).
Учитывать учет затрат по трем показателям:
- Стоимость обслуживания одного рабочего места без МФУ (80% от общих затрат на персонал + затраты на ремонт рабочих машин и периферии / на количество рабочих мест),
- Стоимость печати одной копии (10% от общих затрат на персонал+стоимость закупленных картриджей + ремонты МФУ / на количество отпечатанных копий за период)*,
- Стоимость поддержки сетевого оборудования (10% от общих затрат на персонал+ затраты на ремонт сетевого оборудования).
*Во всех принтерах и МФУ (даже в очень старых) есть счетчики печати.
Зная эти показатели, вы можете сравнить их с ценами подрядных организаций, сделав по итогу соответствующие выводы. Даже эти простейшие расчеты безусловно помогут Вам избежать лишних трат на ИТ-обслуживание.