ТОП-8 проблем при работе с онлайн-кассой
1 июля текущего года закончилась отсрочка по онлайн-кассам для последней категории предпринимателей – ИП без сотрудников, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства.
Многие бизнесмены начали использовать ККТ впервые и столкнулись с определенными сложностями. А ошибки в этом случае чреваты проблемами с налоговой.
Судя по статистике поисковых запросов, у пользователей ККТ чаще всего возникают проблемы в следующих ситуациях:
активация кассы;
проведение кассовых операций;
подключение дополнительного оборудования;
появление программных ошибок;
учет товаров.
Подробнее о трудностях с оборудованием и решениях, которые помогут предпринимателям Ростова, рассказал директор по продуктам «МТС Касс» Сергей Музыкантов.
1. Активация и настройка кассы
Конечно, активация и настройка кассы – непростой процесс, особенно для тех, кто только начинает работать с ККТ.
Для начала работы кассу с фискальным накопителем (ФН) нужно зарегистрировать в ФНС, подключить к оператору фискальных данных (ОФД) и настроить – об этом говорит закон № 54-ФЗ. В случае онлайн-регистрации дополнительно нужна электронная подпись. Следует быть внимательным и строго соблюдать правила активации, чтобы избежать непредвиденных расходов и потерь времени.
Допустим, если при регистрации техники в налоговой ввести неверный номер ФН, нужно будет приобретать новый накопитель.
При настройке кассы необходимо ввести параметры для последующего формирования чеков согласно требованиям закона № 54-ФЗ: сведения об организации, налоговом режиме, сотрудниках и другие данные. Также существуют требования к оформлению фискальных документов. Нужно правильно указывать все обязательные реквизиты для чека. Для отдельных видов бизнеса вводятся дополнительные параметры.
Например, при продаже маркированных товаров при настройке кассы необходимо указать код маркировки. Платежным агентам – размер вознаграждения и контакты. Перевозчики должны вводить наименование и номер транспортного средства.
Также требуется внести номенклатуру товаров или услуг. По закону, каждая позиция в чеке должна иметь наименование, количество и цену.
Совет: Если у вас нет желания самостоятельно разбираться во всех нюансах активации онлайн-кассы, рекомендую обратиться к специалистам. Они помогут быстро активировать и настроить технику, избежав при этом возможных ошибок. Подобную услугу можно заказать у продавцов онлайн-касс.
2. Кассовые операции
Закон № 54-ФЗ обязывает выполнять определенные требования к кассовой дисциплине. Поэтому тех, кто только начал использовать ККТ, чаще всего волнуют следующие вопросы:
Как открыть/закрыть кассовую смену?
Как сформировать кассовый чек для отдельных видов бизнеса?
Как предоставить клиенту электронный чек?
Как делать чек коррекции?
Как оформлять возвраты товаров?
На этот случай ответственные продавцы онлайн-касс организуют обучение. Но это не всегда будет решением. Часть информации все равно сразу усвоить не получится, и это абсолютно нормально. Поэтому для персонала нужны четкие наглядные инструкции от разработчика ККТ.
Совет: Лучшая помощь для кассира – специальная памятка рядом с рабочим местом. В памятке нужно прописать четкие пошаговые инструкции со скриншотами. Благодаря этому кассиру не придется тратить свое время на то, чтобы найти разъяснения на компьютере или спросить совета у коллеги. Например, для пользователей «МТС Кассы» мы сделали готовое решение: памятку в версии для печати.
3. Подключение дополнительного оборудования
Часто покупкой онлайн-кассы дело не ограничивается. Со временем предприниматель приходит к тому, что нужно приобретать дополнительное оборудование – сканер, эквайринг, денежный ящик, весы, принтер для печати этикеток.
Сканер, например, необходим для продавцов маркированных товаров. Или для тех, у кого в ассортименте более 100 наименований и часто бывают большие очереди.
Эквайринг – тоже вещь нужная. Согласно опросу Банка России за прошлый год, 74% жителей РФ в качестве предпочтительного способа расчетов выбирают карты.
Да, начинающим предпринимателям часто сложно решиться на внедрение эквайринга из-за предстоящих расходов. Но рано или поздно они все равно приходят к этому. И тут оказывается, что далеко не все банковские терминалы подходят к конкретной модели кассы. Этих сложностей можно избежать. Например, заранее узнать список совместимого с кассой оборудования.
Совет: У эквайринга есть альтернатива – система быстрых платежей (СБП). Она позволяет принимать оплату по QR-коду без терминала эквайринга. Комиссия за использование СБП составляет от 0,4% до 0,7%, а до конца 2021 года – и вовсе 0%. Такой вариант намного выгоднее для предпринимателя, чем эквайринг.
Пользователи «МТС Кассы» могут принимать оплату по QR прямо на ККТ или с распечатывать код на чековую ленту.
Чаще всего ошибки при работе с кассой возникают по следующим причинам:
4. Нестабильный интернет
В ОФД не отправляются чеки и коды Datamatrix с маркированных товаров.
Не принимается оплата картой и по QR коду.
Нет связи с ЕГАИС – если эту проблему не устранить, алкогольные напитки можно будет продавать только три дня.
В товароучетную программу не передаются данные.
Обычно ККТ поддерживают сразу несколько видов интернет-подключения. Поэтому постарайтесь еще на этапе активации кассы оценить, какой вид интернета максимально надежный в вашей торговой точке, и выбирайте его. Можете дополнительно перестраховаться и подключить сразу два варианта, например Wi-Fi и мобильный интернет.
Совет: При частых проблемах с интернет-соединением можно выбрать кассу, которая выдает чеки даже офлайн. При восстановлении связи она автоматически будет отправлять данные в ОФД. Но есть нюанс – такое решение не подходит для продажи алкогольных напитков.
5. Чеки не отправляются в ОФД
Такую проблему можно заметить в отчетах о закрытии смены. Чаще всего это происходит из-за того, что:
возникли неполадки с интернетом;
закончился срок договора с ОФД;
у фискального накопителя истек срок службы.
Про проблемы с интернет-соединением рассказано в предыдущем пункте. Теперь поговорим про сроки действия договора с ОФД и фискального накопителя.
Предприниматель должен сам контролировать эти параметры. Как правило, для договора ОФД срок действия составляет один или три года, для фискальных накопителей – 15 месяцев или три года.
Про сроки вам также могут напомнить те, у кого вы регистрировали ККТ. Например, «МТС Касса» регулярно делает это для своих клиентов. Но такой подход существует не у всех продавцов онлайн-касс. Поэтому не забывайте о своевременном продлении и замене, например можете установить себе напоминание в телефоне.
Также часто возникает следующая проблема с фискальным накопителем. Не все пользователи знают, что объем памяти у него ограничен и рассчитан на определенное количество чеков, поэтому может закончится до истечения срока службы. Предпринимателю следует заранее просчитать, сколько чеков он обычно пробивает, и оценить, хватит ли объема фискального накопителя до конца срока действия.
Найти все данные по ФН и ОФД вы можете в своем личном кабинете ОФД.
Совет: Если закончилась память или истек срок службы фискального накопителя, поменяйте его и перерегистрируйте кассу в ФНС. Помните, нужно хранить ФН в течение пяти лет после замены на тот случай, если ваш бизнес захотят проверить.
6. Сложности со входом в личный кабинет оператора фискальных данных
Личный кабинет ОФД нужен, чтобы:
отследить состояние касс, которые подключены к одному оператору;
узнать, были ли проблемы с передачей данных;
уточнить срок замены фискального накопителя;
посмотреть переданные в ФНС чеки.
Часто предприниматели не могут зайти в личный кабинет, потому что забыли логин или пароль.
Совет: Найдите договор и уточните, какой вы указали в нем электронный ящик. Зайдите на эту почту и поищите там письмо, в котором указана ссылка на кабинет. Если забыли пароль, напишите или позвоните в техническую поддержку ОФД. Заранее подготовьте документы, которые помогут подтвердить, что вы владелец кассы, например карточку ККТ.
7. Не принимается оплата картой
Чаще всего покупки по картам не проходят из-за неправильного подключения к ККТ терминала для эквайринга.
Совет: Посмотрите, подключен ли к кассе терминал и работает ли интернет. Если у вас беспроводное соединение, проверьте, чтобы был включен Bluetooth. Если все на месте, а оплата по-прежнему не проходит, обратитесь в техническую поддержку. Например, если у вас терминал интегрирован с кассой «МТС», то можете писать или звонить в нашу кассовую поддержку напрямую.
8. Товарный учет
Предприниматели Москвы и Московской области активно используют программы для учета товаров, чтобы сэкономить время и избежать ошибок. Таблицы Excel и записи в тетрадях все больше теряют актуальность.
Отличный вариант, когда программа интегрирована с кассой и потому процесс полностью автоматизирован. Продавец сразу видит, какие у него есть остатки, и может оценить объем выручки за смену. Это также упрощает инвентаризацию
Совет: Вы можете сразу приобрести кассовую технику со встроенным учетом. Такой вариант поможет избежать сложностей с подключением. Кстати, рекомендую предпринимателям Москвы и МО использовать товароучетные программы сразу при открытии бизнеса, чтобы в будущем не тратить огромное количество времени на ввод данных.
Источник: https://don24.ru/rubric/ekonomika/na-donu-planiruyut-postroit-terminal-dlya-perevalki-zerna-i-dva-zavoda-po-proizvodstvu-masla.html