Что такое онлайн-кассы — простыми словами: инструкция по выбору
В 2016 году государство начало перевод в онлайн-формат
кассовое обслуживание. По новой системе все фискальные чеки передаются в
налоговую в реальном времени. Принятое решение оказалось выигрышным —
радикально меньше проверок, удобный учет, прозрачный контроль.
Для работы новой технологии, всем было необходимо заменить
старые кассовые аппараты на новые, которые работали бы онлайн. Быстро прижилось
неофициальное название — онлайн-кассы.
Процесс протекал поэтапно, некоторые категории
получали отсрочки на внедрение этих инноваций. Однако в 2022 году онлайн-касса была
нужна всем — от ИП до крупного ритейла, за редкими исключениями.
Что
такое онлайн-касса и как она работает
Простым языком — это кассовый аппарат нового
поколения, который работает в связке с налоговой. Помимо регистрации оплаты и
распечатки чеков для клиентов, отправляет их в электронном виде в налоговую
через уполномоченного посредника — оператора фискальных данных (ОФД).
Для сравнения — аппараты прежнего поколения
записывали данные по операциям на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ).
Передача данных в налоговую происходила только в ходе периодических проверок.
Онлайн-касса также хранит данные автономно. Для
этого используется уже не лента, а специальный чип — фискальный накопитель. Но
главная ее функция — это именно передача чеков в электронном виде в ФНС в
реальном времени.
Удаленная
фискализация
Постоянное подключение к интернету позволяет
использовать такую кассу удаленно. В таком случае одна касса содержит
фискальный накопитель и является главной. Именно она принимает и обрабатывает
информацию о продажах с удаленных устройств в фоновом режиме и отправляет
сведения в ФНС. Удаленными устройствами могут быть обычные мобильные гаджеты
или компьютеры с тем же кассовым ПО, которое использует и главная касса.
Такой формат кассового обслуживания называется
удаленной фискализацией, и он не противоречит закону. 54-ФЗ описывает такие
кассы как «расположенные вне места совершения расчетов» и регулирует порядок их
применения.
Онлайн-касса,
удаленная и облачная — в чем разница?
Онлайн-касса —
это общее название для всех современных касс, использующих фискальный
накопитель и передающих данные в налоговую в реальном времени. Это общее
понятие, которое включает в себя и удаленные и облачные.
Удаленная
касса — физическое кассовое устройство с фискальным
накопителем, расположенное на территории владельца (офис, склад, магазин,
салон), позволяющее подключаться извне с любого совместимого устройства для
проведения кассовых операций в удаленном режиме.
Облачная
касса — формат имеет некоторую схожесть с удаленной
кассой, но это принципиально разные вещи. Удаленная касса — это в первую
очередь устройство, а облачная — это сервис, услуга.
Виды
онлайн-касс
Кассы нового типа различаются по ряду признаков, определяющих
их классификацию. Но самое очевидное и ощутимое деление идет по
функциональности. Существуют три основные группы.
Автономные
кнопочные
Самый простой и недорогой вариант. Он же и наименее
функциональный.
Это компактные портативные аппараты, в которых все
рабочие элементы заключены в одном корпусе. Самое важное — это работа от
аккумулятора.
Характерные признаки — механическая клавиатура,
миниатюрный текстовый дисплей, отсутствие операционной системы.
Такая онлайн-касса способна проводить только самые
простые операции практически без какой-либо автоматизации. К ней нельзя
подключить внешнюю товароучетную систему, она не умеет сканировать маркировку.
Любая манипуляция с номенклатурой товаров требует подключения к компьютеру и
сравнительно трудоемкой настройки.
Радикально более функциональное и гибкое в
настройках решение по сравнению с предыдущим. Важнейшая особенность — наличие
операционной системы. В основном это Android.
Панель управления не кнопочная, а на основе сенсорного
дисплея. Технологической основой смарт-терминала служит смартфон или планшет с
установленным специальным программным обеспечением. Помимо гаджета, в корпусе
содержатся фискальный накопитель и чековый принтер.
Смарт-терминалы тоже часто делают полностью
автономными с работой от аккумулятора.
Функциональность смарт-терминалов шире, чем у
простых кнопочных моделей. Благодаря специальному ПО они способны автоматически
рассчитывать сумму чека, сдачу, скидки. К ним можно подключить внешнюю
товароучетную систему или целую CRM. Также можно подключать сканер штрихкодов и
другое оборудование.
Фискальные регистраторы
И третий тип, который является лишь частью
полноценной онлайн-кассы. Это отдельный блок, который лишен органов управления
и содержит только важнейшие элементы — фискальный накопитель и чековый принтер.
Фискальный регистратор не работает самостоятельно —
его нужно подключить к компьютеру с установленным торгово-учетным программным
обеспечением.
Преимущество такого формата в том, что с его помощью
можно устроить рабочее место кассира какой угодно функциональности просто
добавляя нужное оборудование.
Облачные
Это принципиально другая категория, и здесь речь
даже не об устройстве, а о целом комплексном сервисе.
Суть в том, что вы передаете всю техническую сторону
кассового обслуживания на аутсорсинг. И даже не покупаете терминал. Все
оборудование, включая фискальный накопитель, находится в дата-центре поставщика
услуг.
Техобслуживание, ремонт, стабильная связь,
стабильное электричество — это уже не ваша забота. Вам нужно лишь подключить
наиболее подходящий пакет услуг, а все дальнейшее взаимодействие будет идти
через личный кабинет.
Первопроходцем в области облачных касс стал сервис АТОЛ Онлайн. Он же остается крупнейшим
в РФ.
Ближайшая аналогия такого подхода — концепция SaaS
(software as a service).
Все хорошо знают, что такое Microsoft Office с его
Word и Excel. Это
Очевидный пример из повседневной жизни — это такси.
Вы платите только за прямую функцию — доставку из пункта А в пункт Б, как в
школьной задаче. Вас не заботит заправка, ремонт, техосмотр и даже ПДД. Плюс,
такси можно вызвать куда угодно, тогда как с личным авто так уже не получится.
Так и с облачной кассой — вы получаете сервис
полноценного кассового обслуживания, к которому можно подключиться где угодно,
где есть интернет. При этом не несете рисков и издержек, связанных с
уязвимостью техники.
У такого подхода есть свои ограничения. Например,
облачная касса не подойдет для обычного магазина, где покупки совершаются на
месте, физически.
Как
выбрать онлайн-кассу
Какие критерии следует принимать во внимание при
выборе?
Автономные
кнопочные
Самые простые и доступные по цене онлайн-кассы могут
стать разумным и выгодным решением в таких случаях:
• ассортимент товаров или услуг небольшой (единицы,
десятки) и меняется редко;
• не требуется сканирование штрихкодов и маркировки;
• небольшой поток клиентов;
• выездная торговля/услуги;
• ограниченный бюджет.
Автономные кнопочные модели часто используют в
качестве стартового решения малые предприятия на самом раннем этапе развития.
Но простые кнопочные кассы вполне в ходу и у
среднего бизнеса. Ими оснащают торговых представителей, курьеров, мелкие
филиалы.
Этот выбор целесообразен в таких случаях:
• широкая номенклатура товаров требует учета,
контроля, регулярного и оперативного внесения изменений;
• работа с маркируемой продукцией требует
подключения сканера штрихкодов, терминала сбора данных и других внешних
устройств;
• для поддержки Системы быстрых платежей (СБП)
необходима камера и ПО для считывания QR кода;
• для систематизации работы с клиентами, внедрения
программ лояльности, нужно подключение к внешним системам — CRM, товароучетные
системы, другое специализированное ПО.
Эти критерии имеют вес только в случае, если на один
смарт-терминал приходится небольшой или средний клиентопоток.
Фискальный регистратор
Это самый распространенный вариант для устройства
касс в магазинах. Он позволяет гибко масштабировать точку продаж за счет
простого изменения конфигурации кассы.
Например, в случае расширения торговых площадей и
резкого повышения клиентопотока такую кассу легко модернизировать без
необходимости полной замены.
Устраивать онлайн-кассу на базе отдельного
регистратора есть смысл не только предприятиям с уже имеющимся интенсивным
клиентопотоком. Такое решение разумно и в тех случаях, когда есть перспективы
роста в ближайшем будущем.
Облачная
касса
Хотя закон пока разрешает использование сервисов
облачных касс не для всех видов деятельности, модель PaaS (продукт-как-сервис)
стремительно набирает вес, равно как и цифровая экономика в целом. За таким
форматом определенно будущее, и сферы применения облачных касс будут только
расширяться.
Сама по себе сервисная модель практически
универсальна. Почти любой тип бизнеса, независимо от масштабов, может получить
прямые и косвенные выгоды от полной или частичной миграции кассового
обслуживания на облачный формат.
В целом, вам не подойдет облачная касса только если
покупатели сами приходят к вам в офлайн магазин, салон красоты или сервисный
центр, где оплата принимается с участием человека (кассира).
Но есть достаточно ситуаций, когда использование
облачной кассы не только разрешено, но и наиболее удобно и целесообразно.
Например:
• оплата
товаров в интернет-магазине;
• оплата услуг онлайн-сервисов (платные
онлайн-кинотеатры, фотостоки, хранилища данных, закрытые сообщества и прочее);
• оплата в приложениях (лицензии, специальные
функции);
• любая оплата, совершаемая на территории
плательщика:
• выездные услуги;
• оплата услуг
ЖКХ на дому (ремонт и обслуживание сантехнического
оборудования, бытовой техники и пр.).
• оплата услуг
перевозки на борту транспорта;
• автоматическая оплата (вендинговые
автоматы, платежные терминалы, автоматы оплаты на автомойках и
другие сервисах с самообслуживанием).